Im Tagesgeschäft bei Holzbau Bühlmann dreht sich alles um die Holzbearbeitung. Im Portfolio der Schweizer findet sich der klassische Holzbau – bis hin zur Errichtung von Häusern und Hallen. Ebenso aber auch der Innenausbau, Dachdeckerarbeiten und der Bau von Holzelementen in der eigenen Fertigungshalle. Entsprechend sind viele stationäre und mobile Maschinen im Einsatz. Dass der hochwertige Maschinenpark verfügbar und einsatzbereit ist, hat Priorität. Denn ohne die erforderlichen Arbeitsmittel geht im modernen Holzbau kaum etwas. Daher war es bis zur Einführung von Timly üblich, Werkzeuge und Maschinen ohne bürokratischen Aufwand auszugeben: Teams nahmen sich die erforderlichen Geräte und Materialien einfach aus dem Lager. Dieses Verfahren war zwar zweckdienlich, es fehlte aber ein zentraler Überblick über Standorte und Zustand.
Instandhaltungssoftware kostenlos: Excel und Co. als lokale Alternative
Dass eine Software die Werkzeugverwaltung erledigt, ist eine naheliegende Lösung. Für ein Unternehmen, das auf häufig wechselnden Baustellen unterwegs ist, kommt es dabei allerdings auf die Umsetzung an. Lokal installierte Programme oder digitale Tabellen lassen sich schlecht aus Fabrikhallen oder dem Außenlager bedienen. Für den Einsatz auf Baustellen sind sie ohnehin kaum geeignet. Software-as-a-Service (SaaS) umgeht dieses Problem. Timly läuft auf einem abgesicherten Cloudserver, auf den sich berechtige Nutzer per Internet einwählen können. Die Bedienung ist über eine Web App auch vom Smartphone aus möglich. Das macht die Software alltagstauglich und vermeidet komplizierte Prozesse.
Inventarverwaltung sorgt für übersichtlichen Holzbau
Ein weiteres Problem: Die unterschiedlichen Artikel einheitlich erfassen. Denn die Wartungssoftware ist nur dann effektiv, wenn sie das komplette Inventar umfasst. Timly löst das mit einer frei anpassbaren Kategorisierung. Oberkategorien sind dabei beispielsweise ‚Maschinen und Anlagen‘, ‚Fahrzeuge‘ oder ‚Mobiliar‘. Unterhalb dieser Kategorien lassen sich beliebige Vorlagen erstellen. Dadurch ist es möglich, Einbauten in der Fertigungshalle, Werkzeuge und Verbrauchsmaterial in einer Software zu erfassen. Holzbau Bühlmann verwaltet über 2.500 Gegenstände – das wird mit der Zeit unübersichtlich. Daher bietet Timly die Möglichkeit, Containerobjekt zu definieren. Dabei handelt es sich um logische Verbünde, die entsprechend der Arbeitsabläufe im Unternehmen gebildet werden können. Ein Container kann etwa eine Werkhalle, ein Arbeitsbereich oder ein Fahrzeug sein. Ihm ordnet man das darin befindliche Werkzeug zu. Wie er ihn ausgestaltet, kann der Anwender vor Ort entscheiden. Die Verantwortlichen von Holzbau Bühlmann definieren jede Baustelle als Containerobjekt. Auf diese Weise können sie auch dort verbaute Holzelemente und andere Materialien unkompliziert und nachvollziehbar zuordnen. Nach Abschluss einer Baustelle erstellt Timly einen Bericht der verbrauchten Ressourcen.
Software organisiert Inventarverwaltung
Wartungssoftware, Inventar- oder Werkzeugverwaltung – wichtig ist es, einfache Lösungen ohne Schnittstellenprobleme einzusetzen. Timly hat hierfür den Begriff ‚Ganzheitliche Inventarverwaltung‘ geprägt: Sämtliche Assets im Unternehmen lassen sich mit der Software erfassen und über die gesamte Nutzungsdauer verwalten. Dabei sollten alle benötigten Verwaltungsfunktionen erfüllt werden. Für die Informationssammlung ist beispielsweise eine digitale Geräteakte verfügbar. Jedem erfassten Gegenstand ist ein Bereich zugeordnet, in dem sich Dokumente aller Art ablegen lassen. Das können Bedienungsanleitungen sein, aber auch Prüfprotokolle und Wartungshinweise. Im Profil einer Maschine bleibt alles lückenlos nachvollziehbar: jede Zuordnung an einen Mitarbeiter oder eine Baustelle, jede Reparatur und alle entstandenen Ausfallzeiten. Die Kommunikation rund um die Arbeitsmittel wird komplett digital abgewickelt. Dafür ist ein Ticketsystem eingerichtet. Der Verlauf von Reparaturen etwa bleibt für alle Nutzer nachvollziehbar. Über einen freigegebenen Kalender sind Termine und Verfügbarkeiten einsehbar. Auch Werkzeuge lassen sich digital anfordern.
Wartungssoftware koordiniert Instandhaltung und Reparaturen
Werkzeuge sind im Holzbau enormer Belastung ausgesetzt: Staub und Witterung setzen hohe Anforderungen im Bereich Wartung und Instandhaltung voraus. Natürlich bleiben hier Defekte nicht aus. Bei Holzbau Bühlmann melden die Mitarbeiter Schäden direkt über die Timly-App. Und falls nötig, ergänzen sie auch Fotos. Meldung und Bilder landen dann direkt beim Lagerverantwortlichen, der sich umgehend um das Problem kümmern kann. Das spart Zeit, wenn Ersatzteile bestellt werden müssen. Für geplante Wartungen ist ein zentraler Kalender integriert. Darin können alle anstehenden Termine filtern und einsehen. Zudem ist es möglich, automatisierte Erinnerungen per E-Mail an Verantwortliche zu senden.
Kosten sparen mit spezialisierter Wartungssoftware
Eine ganzheitliche Inventarverwaltung kann nur funktionieren, wenn sie einfach zu bedienen ist. Jan Keller, Vorarbeiter bei Holzbau Bühlmann, berichtet, dass die Mitarbeiter gut mit der Umstellung auf Timly zurechtgekommen seien. Zwar sei eine gewisse Eingewöhnungszeit nötig gewesen, aber letztlich sei es Gewohnheitssache. In der Praxis wurden alle Inventargegenstände bei der initialen Erfassung mit einem QR-Code gekennzeichnet. Ebenso erhalten Mitarbeiter und Containerobjekte eine individuelle Kennung. Das Ein- und Auschecken von Artikeln ist seitdem durch das Einscannen der QR-Codes per Timly-App möglich. Mitarbeiter rufen das Profil eines Arbeitsmittels oder Verbrauchsartikels am Smartphone auf und buchen es auf ihren persönlichen Besitz oder zum zugeordneten Containerobjekt. Dadurch sind Werkzeugverbleib und Materialverbrauch nachvollziehbar. Zudem stehen den Mitarbeitern alle gewünschten Informationen direkt am Smartphone zur Verfügung. Jegliche Kommunikation rund um Arbeitsmittel wird über die Software abgewickelt. Keller hebt hervor, dass das letztlich Kosten spart: „Vor Timly haben wir uns einfach in unserem Maschinenpark bedient. Oft hatten wir keinen Überblick, wie viele Maschinen wir besaßen. Wenn eine fehlte, kauften wir einfach eine neue, was teuer war.“ Insofern war die Einführung einer Wartungssoftware auch ein weiterer Schritt zu mehr Nachhaltigkeit und Effektivität bei Holzbau Bühlmann.
