Immer wieder kann es zu unerwarteten Vorfällen kommen, die die Produktionsprozesse in Unternehmen zumindest zeitweise lahmlegen. Doch schon wenige Minuten Stillstand bedeuten für die meisten produzierenden Unternehmen hohe Kosten – so auch für die Schott AG. Beim Spezialglas- und Glaskeramik-Spezialisten kann selbst ein kurzer Stromausfall dazu führen, dass die empfindlichen Anlagen und Maschinen beschädigt werden. Bereits Störungen im Millisekunden-Bereich können weitreichende Folgen haben. Dabei sind im Extremfall bis zu 250 Personen zu alarmieren.
Schnelle Alarmierung im Notfall ist das A und O
Die Produktionsanlagen für die hochgradig spezialisierten Gläser sind empfindlich sowie hochkomplex und laufen in der Regel im Dauerbetrieb. „Unsere Anlagen können nach einer Betriebsunterbrechung nicht einfach wieder hochgefahren werden. Sie sind bereits nach einem kurzen Ausfall nicht mehr funktionsfähig und müssen abgebaut und ersetzt werden“, erklärt Karl Rengstorf. Als Leiter Sicherheitsmanagement ist er am Standort Mainz für die gesamte Gefahrenabwehrorganisation des Unternehmens zuständig. Gleichzeitig leitet er als Head of Site Security & Emergency Management das globale Notfall- und Krisenmanagement und verantwortet die Absicherung der weltweit rund 40 Produktionsstandorte in mehr als 30 Ländern.
Bei Störungen der Produktionsanlage setzt der Sicherheitsverantwortliche sein Vertrauen in rund 100 Servicetechniker, die sich jeder noch so kleinen Störung und jedem Notfall bei den Anlagen annehmen. Mit der früheren, manuellen Alarmierungsstrategie konnte er seine Mitarbeiter im Notfall allerdings nur schwer koordinieren. Zusätzlich fehlte der schnelle Überblick über die Gesamtsituation und über die Verfügbarkeiten von Expertinnen und Experten. „Ich brauchte eine Lösung, die diese eigentlich einfache Aufgabe nicht nur zuverlässig abarbeitet, sondern auch einfach zu bedienen ist“, erläutert Rengstorf ein wesentliches Kriterium bei der Suche nach einer digitalen Alarmierungslösung.
Kontrolliert agieren statt reagieren
Fündig wurde Rengstorf mit Fact24. Seit mittlerweile zehn Jahren greift Schott auf das Software-as-a-Service-Produkt (SaaS) von F24 zurück. Durch diese bedarf es lediglich eines (digitalen) Knopfdrucks, um auch eine große Personenzahl über eine Not- und Krisensituation zu informieren und eine vorab definierte Alarmierungskaskade auszulösen. Einen zusätzlichen Effekt liefert die Software mit der Quittierfunktion, bei der von allen alarmierten Personen umgehend eine Rückmeldung angefordert wird. So können Sicherheitsverantwortliche schnell überblicken, wie viele Personen mit der Alarmierung erreicht wurden und wer wann vor Ort ist, um die Situation zu lösen.
Gemeinsam erkannten Schott und F24 weitere Einsatzmöglichkeiten des Alarmierungssystems. Beispielsweise wünschten sich viele Mitarbeiter und Führungskräfte, die nicht unmittelbar bei einer Not- und Krisensituation betroffen waren, über diese informiert zu werden. Daraufhin wurde in den vergangenen Jahren eine intelligente Informationskaskade entwickelt, bei der verschiedene Personengruppen mit jeweils spezifischen Texten und Rückmeldeanforderungen alarmiert und informiert werden. Und auch das obere Management sah weitere Potentiale der Software. Seit 2017 nutzt Schott die Fact24 Edition CIM Starter und hat begonnen, das System auch bei ihrem Krisenmanagement auf Konzernebene einzusetzen – etwa, um bei einem Schadensereignis im Ausland schnell einen Krisenstab zu aktivieren.
Vorbereitet auf lange Krisen
Da sich die Führungskräfte jedoch oft auf internationalen Geschäftsreisen und dadurch in verschiedenen Zeitzonen befinden, bedurfte es zusätzlich einer ortsunabhängigen Kommunikationsfunktion. Diese bot die integrierten Messaging-Funktion. Rengstorf betont: „Da manche Krisenlagen sich auch über Wochen oder Monate hinziehen können, hilft uns die App, die Lage effizient im Blick zu behalten. Denn alle haben dank des Messengers den gleichen Informationsstand, ohne dass wir ständig Konferenzen einberufen müssen.“
Ausfallsicherheit wenn der Strom weg ist
Neben Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit bei der Kommunikation ist für ein produzierendes Unternehmen, das auch für eine Stromstörung oder einen Stromausfall gewappnet sein muss, die Ausfallsicherheit eines Systems ein maßgebliches Kriterium. Die Alarmierungssoftware in die eigene IT-Umgebung zu integrieren, war für Karl Rengstorf daher keine Option: „Ich muss immer damit rechnen, dass im Notfall auch unsere Kommunikationssysteme nicht verfügbar sind. Dieses Risiko kann ich nicht eingehen“, erläutert er.
Die Software selbst wird von F24 gehostet und gepflegt. Das Unternehmen garantiert Verfügbarkeit, bietet redundante Systeme sowie Wartung. Weil die Anwendung auch persönliche Daten speichert, ist die DSGVO-konforme Speicherung der Informationen auf einem in Deutschland befindlichen Server ein weiterer wichtiger Punkt. Die Software kann zudem als hybrides SaaS-Produkt genutzt werden. Dann erfolgt die Alarmierung über ein lokal installiertes Mediagateway, das direkt in die örtliche, unternehmenseigene Informations- und Kommunikationsinfrastruktur integriert wird. Die Alarmierung erfolgt wahlweise rein über lokale Systeme wie Lautsprecheranlagen oder andere Kommunikationssysteme oder zusätzlich bzw. ausschließlich über die SaaS-Plattform – also unabhängig von der eigenen IT.
Bei der Alarmierungssoftware kommen für Schott drei Aspekte zusammen: die Software, der Service und der Support. Zudem kann die Software stetig mit dem aktuellen Bedarf des Unternehmens weiterentwickelt und angepasst werden.
