Als das SAP-Beratungsunternehmen Orianda 2017 in einer Umfrage zur Instandhaltung in Industrieunternehmen Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach den größten Herausforderungen im Berufsleben fragte, gaben 59 Prozent das ‚Finden qualifizierter Mitarbeiter‘ an. 47 Prozent legten sich auf die Wissenssicherung fest, die aufgrund der Fluktuation erforderlich sei. Verbessert hat sich die Situation seitdem nicht, wie der EAM Trend Report 2022 des Softwareanbieters IFS Ultimo zeigt: Auf die Frage, welche internen Faktoren im vergangenen Jahr die meisten Turbulenzen verursacht haben, gaben 53 Prozent der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ‚Schwierigkeiten bei der Rekrutierung erfahrener Mitarbeiter‘ an. Wie herausfordernd es ist, wird am Beispiel der ÖBB-Infrastruktur AG deutlich. Im Geschäftsbericht von 2018 teilte das Unternehmen mit, dass etwa ein Viertel der Belegschaft altersbedingt ausscheidet und in den nächsten Jahren rund 7.300 Mitarbeitende eingestellt werden sollen. Aufgrund des akuten Fachkräftemangels ist das ein ambitioniertes Vorhaben.
Ressourceneinsatzplanung im SAP-Umfeld
Vor diesem Hintergrund bestehen die zwei größten Aufgaben darin, verlorenes Know-how zu kompensieren und Prozesse effizienter zu gestalten, um aktuelle und künftige Engpässe auszugleichen. Die digitale Ressourceneinsatzplanung hilft in diesem Kontext, indem sie in den erzeugten Planungsvorschlägen die Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeitenden mit den anfallenden Aufgaben harmonisiert. Wie sich eine digitale Ressourceneinsatzplanung im SAP-Umfeld realisieren lässt, illustrieren die folgenden drei Ansätze.
Integrierte Planung und Überwachung der Kapazitäten
SAP S/4Hana Asset Management for Resource Scheduling (SAP RSH) ist eine Software für das Instandhaltungsmanagement, die als Teil des Kerns von SAP S/4Hana keine zusätzlichen Installationen und Schnittstellen erfordert. Mit SAP RSH lassen sich Instandhaltungsaufwände analysieren und mit den verfügbaren Kapazitäten auf Ebene von Teams und Arbeitsplätzen abgleichen, um die verfügbaren Ressourcen zu planen. Anhand von Simulationen können Planerinnen und Planer Engpässe aufspüren. Mit der integrierten tagesscharfen Pflege der Arbeitsplatzkapazitäten lassen sich ad hoc tatsächlich verfügbare Ressourcen abbilden. Ein Gantt-Diagramm stellt zeitliche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Tätigkeiten dar. Änderungen lassen sich per Drag&Drop ausführen. Die Software unterstützt Businessobjekte aus Bedarfsquellen wie SAP PM, SAP CS sowie SAP PS und Zuordnungen auf Personenebene.
End-to-End-Planung und Außendienstprozesse
SAP Field Service Management (FSM) ist eine cloudbasierte Anwendung, die Planung, Steuerung und Optimierung von Außendienstprozessen unterstützt. Die manuelle Einsatzplanung lässt sich mit SAP FSM über eine Drag&Drop-Funktion ausführen und sie bietet hilfreiche Möglichkeiten für häufig vorkommende Umplanungsszenarien. Die automatisierte Planungsfunktion, einschließlich Planungshilfen und automatischer Planung und Zuweisung von Einsätzen, soll Planungsprozesse beschleunigen. Um die Einsätze auf Personenebene zu planen, können unterschiedliche Businessobjekte als Bedarfsquellen (beispielsweise aus den Modulen SAP CS, SAP PM, SAP HCM) genutzt werden. Ein wichtiger Bestandteil von SAP FSM ist das Skill Management. Sind beispielsweise bestimmte Aus- und Weiterbildungen für einen Einsatz notwendig, ermöglicht das Skill Management einen automatisierten Abgleich mit den jeweiligen Mitarbeiterfähigkeiten. Unter Berücksichtigung von Standort- und Verfügbarkeitsdaten schlägt FSM eine passende Ressource für den Einsatz vor. Möglich ist auch die Integration von externen Technikerinnen und Technikern. Kann ein Instandhaltungseinsatz wegen mangelnder Zeit oder fehlender Qualifikation nicht durch eine interne Ressource abgedeckt werden, wird dieser Einsatz über eine Portalsoftware zur externen Bearbeitung freigegeben. Dieser Prozess ist in die Ressourceneinsatzplanung integriert, um Transparenz entlang des Prozesses sicherzustellen.
Kurzfristig geplant, mittelfristig optimiert
Eine weitere Option ist die Anwendung Divcon DynamicScheduling. Diese ist als SAP-zertifiziertes Add-on in SAP ECC oder SAP S/4Hana integrierbar. Das Programm optimiert im Modul DynamicCapacity die Team- und Arbeitsplatzauslastung, indem sie den Bedarf und das Kapazitätsangebot der Instandhaltungsteams gegenüberstellt. Im Modul DynamicPlanning disponieren Nutzer einzelne Ressourcen unter Berücksichtigung von Auslastung, Qualifikationen und Standort. Eine grafische Plantafel visualisiert die automatisch und manuell eingetragenen Einsätze. Dabei greift das Anwendungsprogramm auf unterschiedliche Businessobjekte als Bedarfsquellen für Einsätze oder zu verplanende Ressourcen zu. Anlagenstillstände lassen sich im Voraus einplanen.
Die passende Software finden
Jede der Anwendungen bietet Möglichkeiten, um Instandhaltungsressourcen zu verteilen. SAP RSH unterstützt durch den Fokus auf die Auslastung der Arbeitsplätze insbesondere die Mittel- und Langfristplanung von Ressourcen, während SAP FSM auf die Mittel- und Kurzfristplanung von Einsätzen im Außendienst ausgerichtet ist. Divcon DynamicScheduling ist auf die mittel- und kurzfristige Ressourceneinsatzplanung fokussiert. Um die passende Anwendung zu identifizieren, sollten Unternehmen ihre Anforderungen genau erfassen und eine weitreichende Roadmap erstellen. Dann fällt die Auswahl einer Software leichter, die auch mit den langfristig gesteckten Zielen der Firma harmoniert.
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