Field Service Management Software für Einsatzplanung von Instandhaltungs-Technikern

Übersichtlichkeit und Transparenz bei Serviceeinsätzen

Passgenaue digitale Lösungen statt Excel-Tabellen: Die Digitalisierung ist ein Erfolgsfaktor für Dienstleister, die technische Anlagen warten und instandhalten. Denn statt zeitaufwändig den Einsatz der Techniker auf herkömmliche Art zu planen, können alle Aufgaben effizient mit einer Field-Service-Management (FSM) Software erledigt werden. Auch ein Berliner Unternehmen für technische Dienstleistungen nutzt nun diese Lösung für mehr Übersichtlichkeit und Transparenz der Serviceeinsätze. So ist nicht nur eine bestmögliche Organisation möglich, sondern die gewonnene Effizienz kann auch Wettbewerbsvorteile schaffen.
Bild: ©auremar/stock.adobe.com

Die B.S.B. Ingenieurgesellschaft TGA aus Berlin hat sich darauf spezialisiert, Wartungen, Instandhaltungen und Inspektionen unter neuen und preisbewussten Voraussetzungen durchzuführen. Seit mehr als vier Jahrzehnten betreut die Firma sowohl gewerblich genutzte Objekte der freien Wirtschaft als auch Gebäude der öffentlichen Hand, z.B. Verwaltungsgebäude, Schulen, Universitäten, Labore, Kliniken sowie sonstige gewerbliche oder öffentliche Bauten. Die Mitarbeiter übernehmen als externe Dienstleister die Wartung und Instandhaltung sowie die Betriebsführung von technischen Einrichtungen der Raumluft- und Klimatechnik sowie die Gewerke Heizung, Elektro und Sanitär.

Als der heutige Geschäftsführer und Inhaber Timo Janik vor sechs Jahren in das Unternehmen eingestiegen ist, wurden noch manuelle Excel-Listen für die Einsatzplanung der Techniker geführt. „Die Auswertungen waren auf diese Weise sehr schwierig, außerdem fehlte mir die Übersichtlichkeit”, erinnert sich Janik. Für ihn war klar, dass eine digitale Lösung notwendig sei, die nicht nur eine passende Planung ermögliche, sondern auch die Zeiterfassung der Mitarbeiter, Auftragsabwicklung sowie andere nützliche Funktionen.

Digitale Lösung für Einsatzplanung

Hierzu informierte sich Janik über verschiedene Anbieter von FSM-Software-Lösungen und stieß dabei auf Mobile Function, Unternehmen für die Digitalisierung von Serviceprozessen. Deren Standardlösung enthielt bereits 70 Prozent der Anforderungen des Unternehmens an die Lösung. Die restlichen Funktionen konnten individuell und passgenau eingerichtet werden.

Mit dem neuen Tool konnte sowohl die interne Organisation der Aufträge als auch die Arbeit der Techniker im Außendienst effizienter und zeitsparender gestaltet werden. Kurz nach der Implementierung haben die Nutzer zuerst nur die Auftragsübersicht eingesetzt. Die Disposition kann darüber zentral Aufträge im System erfassen, einplanen und deren Fortschritt überwachen. Die Servicetechniker sehen auf dem Tablet, welche Aufgaben beim Kunden anstehen und können direkt sämtliche Tätigkeiten digital dokumentieren.

Oberfläche der Field-Service-Lösung Engine4.Serviced: Digitale Serviceformulare mit elektronischer Unterschrift per App – Bild: Mobile Function GmbH

Effizienzsteigerung in allen Bereichen

„Das hat alles sehr schnell und so reibungslos funktioniert, dass die Software ständig um neue Funktionen erweitert wird, die über eine digitale Einsatzplanung hinausgehen”, so Janik. Zudem können über die Software auch Angebote erstellt werden, die bei einer Zusage in Aufträge umgewandelt werden können. Auch die Rechnungsstellung wickelt die Berliner Ingenieurgesellschaft darüber ab. Dank der neuen Übersichtlichkeit, haben alle Mitarbeiter Zugang zu den gleichen Informationen. Das hat zu einer Effizienzsteigerung in allen Bereichen geführt.

Materialbeschaffung und Verwaltung der Betriebsmittel in Software integriert

Nicht nur die Servicetechniker haben mehr Übersicht gewonnen und können organisierter vor Ort arbeiten, auch die Materialbeschaffung sowie die Verwaltung der Betriebsmittel haben sich verbessert. Das liegt zum einen daran, dass die Information über die Materialbestände in Echtzeit im System ersichtlich ist. So hat die Disposition bei der Planung der Einsätze Informationen darüber vorliegen, welche Materialien für den Einsatz vorhanden sind und welche bestellt werden müssen. Zum anderen hat Mobile Function auf Wunsch von B.S.B. auch die Betriebsmittelverwaltung des Unternehmens implementiert und mit ins System integriert. „Die Maschinen und Werkzeuge, die unsere Servicetechniker verwenden, sind mit einem QR-Code versehen und direkt jeder Person zugeordnet. Wenn diese an jemand anderen weitergegeben werden, kann das jetzt in der Software ganz einfach umgebucht werden. Seitdem geht nichts mehr verloren. Für uns ist es sehr positiv, dass ein Anbieter unsere Ideen so schnell und flexibel umsetzen kann. Wir haben auf unsere Wünsche und Vorschläge noch nie ein Nein gehört”, so Janik.

Aktuellste Neuerung in der Lösung von B.S.B. ist das Modul für mobile Zeiterfassung, dass sich nahtlos in die FSM-Software einfügt. Der Außendienst stempelt seine Arbeitszeit per Tablet-App. Basierend auf den Zeiten berechnet das System automatisch die angefallenen Überstunden und das Stundenkonto. Auch die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung ist über das Modul möglich. Urlaubsanträge, Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten werden digital vom Mitarbeiter per App erfasst und vom Vorgesetzten freigegeben. Genehmigte Abwesenheiten werden anschließend automatisch in die Einsatzplanung übernommen. Das nächste Projekt steht schon an: In die FSM-Software soll die interne Qualitätskontrolle für die ISO-Zertifizierung des Unternehmens integriert werden. „Nach dem Zufallsprinzip wird dann jeder 30. Auftrag ausgewählt und kann erst abgeschlossen werden, wenn ein Fragebogen ausgefüllt wird, der die ISO-Qualitätskontrolle abschließt”, so Janik.

Nach einer kurzen Schulung war die Software von allen Anwendern sofort bedienbar. „Wir haben an Übersichtlichkeit und Transparenz gewonnen und arbeiten sehr effektiv. Die Zeitersparnis ist für alle nachvollziehbar”, resümiert Janik.

Fazit

Passgenaue digitale Lösungen sind ein Erfolgsfaktor für Unternehmen mit anspruchsvollen Serviceprozessen im Innen- und Außendienst. Auch die Berliner B.S.B. Ingenieurgesellschaft TGA hat Excel-Tabellen und papierbasierte Serviceberichte durch eine Field-Service-Management Software ersetzt. Aufgrund digitaler Einsatzplanung und mobiler Rapportierung per App ist die Arbeit der Disposition und der Techniker effizienter geworden. Außerdem konnten weitere Funktionen integriert werden, wie z.B. mobile Zeiterfassung, Verwaltung der Betriebsmittel oder administrative Prozesse wie Rechnungstellung.

www.mobile-function.com

Mobile Function GmbH

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