Warenwirtschaft bei Kawasaki Gas Turbine Europe
Digital erfassen statt abweichender Bestand
Kawasaki Gas Turbine Europe plant, produziert, installiert und wartet Gasturbinen. In Bad Homburg befindet sich das europäische Zentrallager des Tochterunternehmens von Kawasaki Heavy Industries. Um dort fehleranfällige Prozesse abzulösen, hat das Unternehmen eine Lagerwirtschaftssoftware eingeführt, die alle Transportbewegungen dokumentiert.
Über ein Notebook mit Touchscreen, Etikettendrucker und Barcode-Scanner lassen sich Lagerbewegungen fehlerlos erfassen. Handhelds helfen bei der mobilen Kommissionierung der Lagerware.
Über ein Notebook mit Touchscreen, Etikettendrucker und Barcode-Scanner lassen sich Lagerbewegungen fehlerlos erfassen. Handhelds helfen bei der mobilen Kommissionierung der Lagerware.Bild: Albos Computer GmbH

Die Kawasaki Gas Turbine Europe (KGE) gliedert sich in die Bereiche Vertrieb, Engineering, Projektabwicklung und Service. Im Engineering werden Gasturbinen-Packages geplant. In der Projektabwicklung werden diese durch den Projektleiter kundenspezifisch angepasst, gefertigt und installiert. Für Wartung und Instandhaltung ist die Serviceabteilung zuständig. Dementsprechend gliedert sich auch der Einkauf in eine zentrale Auftragserfassung (Einkauf projektbezogen), sowie einen Einkauf für Ersatzteile, den das Serviceteam benötigt. Im Lager sind die Verbrauchsmaterialen, Einzelkomponenten und Baugruppen für die Fertigung, wie auch die Ersatzteile für den Service. „Unsere Firma hat in den letzten Jahren ein starkes Wachstum verzeichnen können. Im Vergleich zu 1998 hat sich die Anzahl der neuen Projekte vervielfacht, was das Ein- und Verkaufsvolumen stark beeinflusst“, sagt Yasemin Türkmen, ERP-Administratorin bei der Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH.

Der Lagerbestand bei KGE wird auf 2,4 Millionen Euro beziffert.
Der Lagerbestand bei KGE wird auf 2,4 Millionen Euro beziffert.Bild: Albos Computer GmbH

Manuelle Erfassung

Eine tonnenschwere Gasturbine besteht aus Tausenden von Einzelteilen. Wenig überraschend beläuft sich der Lagerstand auf 2,4 Millionen Euro, nach einer Inventur sogar auf drei Millionen. Noch bis vor zwei Jahren wurden die Artikel im Lager manuell erfasst und anschließend in das Warenwirtschaftssystem eingegeben. Das Lager wurde hauptsächlich mit Office-Lösungen und mit Unterstützung des Softwareanbieters HS – Hamburger Software geführt. Beispielsweise waren Lager und Regale durchgängig nummeriert. In den Stammdaten der Artikel waren Lager und Regal vermerkt. Zudem wurden Wareneingänge mündlich mitgeteilt und mussten dann manuell im Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung nacherfasst werden. „Eine Forecast-Planung, Lagerabwicklung, Lagerhaltung und Controlling waren sehr zeitintensiv“, sagt ERP-Administratorin Yasemin Türkmen. „Im Grunde waren wir ständig am Anpassen der Prozesse und kamen nie so richtig hinterher.“ Mit den alten Prozessen im Bereich der Lagerverwaltung sei man an Grenzen gestoßen, so Thomas Himmighofen, Direktor von Kawasaki Gas Turbine Europe.

Alle Bewegungen erfasst

Unterstützung bekam KGE von Albos, einem Lösungspartner von HS – Hamburger Software. Anfang 2018 präsentierten Albos-Mitarbeiter das Lagerwirtschaftssystem Albos.Lawi mit Anbindung an HS Auftragsbearbeitung. Projektstart mit Aufnahme der Anforderungen war Ende 2018. Implementiert wurde schließlich im März 2019 mit der Konfiguration von Auftragsabwicklung und Lagerbestandsverwaltung. „Wir haben einiges an Fleißarbeit leisten müssen, um konsistente Daten zu bekommen. Nicht nur die bereits erfassten Artikel mussten inventiert werden, auch der gesamte Lagerbestand wurde neu mit der Albos-Software erfasst“, sagt Türkmen. Für den Lagerarbeitsplatz wurde eigens ein neues Lagerterminal installiert. Im Lager selbst verwendet KGE mobile Handhelds für Umlagerungen und Inventur. Darauf läuft eine von Albos entwickelte App. Mit den Mobilgeräten werden Bewegungen im Lager erfasst und an das Warenwirtschaftssystem rückgemeldet. Dort werden die Bestände automatisch gegeneinander abgeglichen und bei Bedarf nachbestellt. „Damit ist jede Lagerbewegung lückenlos im Bestand dokumentiert und nicht mehr in irgendeiner Excel-Tabelle erfasst. Die Transparenz ist heute deutlich höher“, schildert Türkmen. In HS Auftragsbearbeitung werden die Stammdaten zentral erfasst und von Albos.Lawi übernommen. Die Anbindung zwischen Warenwirtschaft und Lagerbestandsführung erfolgt über Webservices. „Für uns war die Aufsplittung des physischen Lagers in diverse digitale Lagerbereiche eine Herausforderung. Die Auftragsbearbeitung kennt nur Lager, wir mussten in den Prozessen darauf achten, dass gegebenenfalls eine Umlagerungsbuchung ausgelöst wird, falls die Ware das virtuelle Lager wechselt. Das hatten wir vor Kawasaki so noch nicht und haben diese Funktionalitäten mit der Software-Einführung umgesetzt“, sagt Jürgen Grabowski, Geschäftsführer bei Albos.

Automatische Übergabe

Im Wareneingang kommt sowohl bestellte als auch nicht bestellte Ware – regelmäßige Lieferungen von Verbrauchsteilen aus Japan – an. Da eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem erfasst ist, wird automatisch ein Wareneingangsbeleg an die Software übergeben. Anhand dessen erfolgt die Wareneingangsprüfung, werden Packstücketiketten gedruckt und der Wareneingang gebucht. Durch Scannen der Packstück-ID des Etiketts und des Stellplatzes am Regal wird anschließend die Ware auf das gewünschte Lager umgelagert. Über den Wareneingangsschein wird in HS Auftragsbearbeitung die Rechnung abgerufen. Trifft Ware ohne Bestellung ein, erstellt die Lagersoftware einen Wareneingangsbeleg. Ist die Ware über eine Auswahlliste in Menge und Stückzahl erfasst und vereinnahmt, erfolgt die Rückmeldung an die Warenwirtschaft.

Fehler ausschließen

Für die Versandbuchungen im Warenausgang übernimmt die Software die Auftragsbestätigung an den Kunden vom Warenwirtschaftssystem. Mittels Handscanner werden die Packstücke kommissioniert und abgebucht. Über den Abruf des Lieferscheins aus der HS Warenwirtschaft erfolgt auch dort die Bestandsveränderung. Dabei werden logische Fehler ausgeschlossen: Passt beispielsweise das zu buchende Material oder ein Artikel nicht zum Auftrag, lässt die Software keine Buchung zu.

Inventurzeit reduziert

Auch für die Jahresinventur wird Albos.Lawi und die mobile App genutzt: Der Aufwand reduzierte sich dadurch von fünf auf drei Tage. „Nur während der Software-Einführung haben wir mehrere Inventuren testweise durchgeführt, um Fehler zeitnah aufzudecken und zu beseitigen“, sagt Yasemin Türkmen. Als KGE mit dem Projekt anfing, zeigte der Bestandsvergleich noch 18 Seiten mit abweichendem Bestand. Nachdem die Lösung nun schon einige Monate im Einsatz ist, sind es höchstens noch zwei bis drei abweichende Teile – und zwar ausschließlich Verbrauchsmaterialien. Im Service stimmen die Lagerbestände zu 100 Prozent.

Ersatzteile

Seit mehr als 20 Jahren bildet KGE den kompletten Lebenszyklus seiner Gasturbinen ab. Ein Fokus liegt dabei auf der After-Sales-Betreuung und der Instandhaltung. Täglich sind Servicetechniker im Einsatz, um Wartungsaufgaben durchzuführen. Früher mussten die Monteure im Lager anrufen und nach den Ersatzteilen fragen, woraufhin der Lagerist die Teile gesucht hat. Heute sind die Servicefahrzeuge ähnlich eines mobilen Außenlagers und je nach Auftrag spezifisch gepackt. Die dafür benötigten Ersatzteile werden mit den mobilen Handscannern im Lager auf das Technikerfahrzeug ausgebucht und sind in dieser Zeit auch nicht mehr im Bestand sichtbar. Wurden die Ersatzteile nicht verbraucht, werden sie automatisiert mit Lieferschein und Auftragsbearbeitung ins Lager zurückgebucht. Auch dabei wird die Differenzmenge aus dem Lieferschein ans Warenwirtschaftssystem rückgemeldet, damit der Bestand aktuell ist.

95 Prozent vorrätig

Gerade bei Ersatzteilen mit längeren Lieferzeiten ist Transparenz im Lagerbestand wichtig, um bei Mindestbestand frühzeitig nachzubestellen. Yasemin Türkmen: „Selbst bei ungeplanten Wartungen sind nun 95 Prozent der Ersatzteile immer vorrätig. Die Digitalisierung des Lagers mit Anbindung einer mobilen Erfassungs-App hat sehr viel erleichtert, Transparenz gebracht und auch den Kunden gegenüber besseren Service.“ Ebenso bietet die Neuorganisation die Möglichkeit, sowohl nicht bestandsgeführte Komponenten wie Spezialwerkzeug als auch Verbrauchsmaterialien diversen Prozessschritten zuzuordnen.

Vorarbeit für Folgeprojekte

Ein Folgeprojekt wurde bereits angeplant. Bis zum Sommer soll das Lager für den allgemeinen Einkauf auf das Lagerwirtschaftssystem nachgezogen werden. Gemeinsam mit Albos und HS ist dafür die Basis geschaffen. „Wir haben natürlich schon viel Vorarbeit geleistet, sodass wir das nächste Projekt schneller und effektiver umsetzen können. Vieles können wir dann remote bewerkstelligen“, schildert Yasemin Türkmen.

www.hamburger-software.de

www.albos.de

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