Im Zuge der Beschaffung eines Investitionsgutes entstehen einmalig Anschaffungs- und Installationskosten und im weiteren Verlauf Folgekosten während der Nutzungsdauer. Diese Folgekosten werden in erheblichem Maße durch Instandhaltungsaufwand verursacht. Schon während der Planung eines Produktionsmittels liegt es im besonderen Interesse des Betreibers, die künftigen Instandhaltungskosten zu berücksichtigen bzw. zu beeinflussen, da diese von erheblicher Bedeutung für die Lebenszykluskosten sind. Deshalb sei es zwingend erforderlich, sich bereits in der Planungsphase – also vor der Investitionsentscheidung – Klarheit über die Folgekosten der Instandhaltung zu verschaffen und die relevanten Kriterien in die Beschaffungsvorgänge schriftlich aufzunehmen bzw. sie zum Bestandteil des Lastenhefts (siehe auch VDI 2519 Blatt 1) zu machen.
Die VDI 2891 E ‚Instandhaltungskriterien bei der Beschaffung von Investitionsgütern‘ gilt für alle Bereiche, in denen Produktionsmittel geplant, hergestellt, gekauft, betrieben und instandgehalten werden. Es sollen die allgemeinen Kriterien zur Investitionsgüterbeschaffung dargestellt und ein Überblick als konzentrierte Zusammenfassung der kostentreibenden Instandhaltungskriterien für den Beschaffenden bzw. Betreiber und den Lieferanten geliefert werden.
Die Richtlinie soll den Hersteller und den Betreiber eines Produktionsmittels bereits in der Planungsphase in die Lage versetzen, die instandhaltungsrelevanten Ereignisse transparent zu machen und gegebenenfalls vertraglich zu formulieren. So stellt die Richtlinie in umfangreichen Tabellen die Kriterien und Argumente für die lebenszyklusorientierte Betrachtung zur Verfügung und gibt Hinweise auf die kostentreibenden investitionsabhängigen Kriterien der Instandhaltung. Weiterhin werden die Zuständigkeit (ob Lieferant oder Kunde) in den Tabellen vermerkt und weitergehende Quellen in technischen Regelwerken benannt.
